Codice Etico di Alfa Service snc
PREFAZIONE
ALFA SERVICE persegue la crescita come una società che si fonda su una solida e duratura reputazione, probabilmente il suo valore più importante.
Tale reputazione deriva dalla continua applicazione di forti valori che sono condivisi da tutti e a cui ognuno di noi aderisce.
I nostri valori fondamentali "Integrità”, “Etica”, “Imparzialità” e “Indipendenza” hanno costituito il fulcro del lavoro svolto sin dalla fondazione del laboratorio autonomo e indipendente. Rafforzano l'unità e la coesione e aiutano la promozione di una strategia di crescita efficiente.
Il Codice Etico descrive i valori, i principi e le regole applicabili a tutti all'interno di ALFA SERVICE sui quali abbiamo costruito la crescita e le relazioni basate sulla fiducia con i clienti, i partner commerciali, i collaboratori interni ed esterni.
Allo stesso tempo i nostri clienti controllano che ALFA SERVICE sia esemplare in termini di integrità nella prestazione dei suoi servizi. È evidente che i clienti attribuiscano un grande valore all'integrità, all'imparzialità e all'indipendenza del laboratorio, e rappresentano le priorità nelle preoccupazioni quotidiane di tutti i collaboratori.
È vitale che ognuno agisca in conformità con il Codice Etico e che applichi e difenda attivamente i suoi valori, principi e regole. Siamo tutti responsabili nel seguirne i principi per il successo futuro e al fine di preservare ed elevare la reputazione di ALFA SERVICE quale società socialmente responsabile.
Tutti i dipendenti o collaboratori devono garantire che le loro decisioni quotidiane siano conformi con i requisiti presenti nel Codice Etico. Anche ai nostri partner viene richiesto di operare nell'osservanza del Codice Etico quando interagiscono con noi.
Ogni violazione dei valori, dei principi e delle regole del Codice Etico può avere conseguenze pregiudizievoli, sia nei confronti dei singoli, sia nei confronti della Società, e potrebbe intaccarne la reputazione. Tutti hanno l'obbligo di applicare e osservare il Codice Etico.
Ogni dipendente o collaboratore deve:
Ø Leggere attentamente, imparare e mettere in atto i valori, i principi e le regole del Codice Etico nelle proprie attività quotidiane;
Ø Chiedere al responsabile aziendale, in caso di dubbi relativi all'applicazione del Codice Etico.
I NOSTRI VALORI FONDAMENTALI
Questi valori sono la vera "essenza" di ALFA SERVICE che ognuno di noi deve rispettare.
1. Integrità ed etica
Ø Operiamo in buona fede, con onestà ed equità.
Ø Teniamo fede ai nostri impegni.
Ø Eroghiamo i nostri servizi sulla base di contratti stipulati in modo chiaro e di attività ben definite.
Ø Seguiamo le politiche e le procedure aziendali.
Ø Rispettiamo la riservatezza delle informazioni aziendali e personali.
Ø Rispettiamo e applichiamo i valori professionali.
Ø Forniamo le informazioni, le istruzioni e la formazione necessaria per garantire salute e sicurezza.
Ø Rispettiamo i nostri doveri in ambito di salute e sicurezza ed adempiamo alle nostre responsabilità.
2. Imparzialità e indipendenza
Ø Offriamo il nostro supporto in modo professionale ed imparziale.
Ø Redigiamo certificati o rapporti di taratura che sono una raccolta accurata delle nostre risultanze e in linea con le norme cogenti.
3. Rispetto di tutte le persone
Ø Trattiamo gli altri come vorremmo essere trattati noi stessi.
Ø Teniamo sempre presente le conseguenze delle nostre azioni sugli altri.
Ø Riconosciamo e valutiamo il contributo personale e forniamo un accurato e costante riscontro della prestazione individuale.
Ø Rispettiamo le differenze, rispettiamo gli altri e non discriminiamo il prossimo in base alla sua nazionalità, origine etnica, età, sesso o alle sue credenze religiose o politiche.
4. Responsabilità sociale e ambientale
Ø Il crescente impegno in tema di responsabilità sociale crea nuove sfide che combinano redditività e responsabilità. Noi rispettiamo la comunità, la gente e l'ambiente in cui viviamo e lavoriamo e teniamo sempre in considerazione l'impatto del nostro operato su di essi.
I NOSTRI PRINCIPI CHIAVE
1.
Applicare
rigorosamente il Codice Etico
Il
nostro sviluppo e la nostra crescita sono basati sui principi fondamentali che
sono applicabili, senza alcuna eccezione, a tutti i dipendenti, partner,
collaboratori e fornitori.
L'applicazione
del Codice Etico garantisce una corretta condotta nel lavoro di tutti i giorni.
Ognuno ha l'obbligo di conoscere, rispettare e applicare il Codice Etico.
2.
Ispirare
sempre la nostra condotta ai principi di trasparenza, onesta ed equità
Nei
casi in cui disposizioni cogenti, leggi o regolamenti non indichino in modo
chiaro la condotta da tenere, il nostro operato dovrà essere sostenuto ed
ispirato da principi di trasparenza, onestà ed equità. Spetta ad ogni dipendente
o collaboratore rispettare questi principi.
Nessun
dipendente o collaboratore deve agire in modo da infrangere i valori, principi
o le regole del nostro Codice Etico, o da commettere una violazione di qualsiasi
prescrizione, legge o regolamento vigente.
Nessun
obiettivo aziendale deve essere imposto o accettato se può essere raggiunto
solo infrangendo leggi o regolamenti.
3.
Osservare
in modo pieno le disposizioni cogenti, le leggi e i regolamenti.
La
reputazione di ALFA SERVICE in termini di integrità è basata sul rispetto e sull’osservanza
delle leggi e dei regolamenti che si applicano alla condotta aziendale.
Sono
proibite le attività che potrebbero coinvolgerci in pratiche e condotte
illegali. La conformità con il Codice Etico richiede il possesso di valori e
non semplicemente il rispetto di una legge o regolamento.
4.
Lottare
contro la corruzione
ALFA
SERVICE è pienamente impegnata nella lotta contro ogni forma di corruzione.
Nessun
dipendente o collaboratore è autorizzato a promettere, offrire o pagare, sia
direttamente che indirettamente, tangenti a nessuno con l'obiettivo di
procurarsi ordini o di ottenere vantaggi economici.
La
promessa, l'offerta, la sollecitazione, il pagamento o l'accettazione di
qualsiasi tangente è una violazione della politica di ALFA SERVICE; rappresenta
pertanto un reato e porterà all'applicazione di un'adeguata sanzione
disciplinare (incluso il licenziamento) nei confronti del responsabile
dell'atto.
REGOLE APPLICABILI
1.
Integrità
dei nostri servizi
Siamo
tenuti ad evitare le situazioni che possono compromettere la nostra
professionalità, indipendenza o imparzialità. Ci impegniamo ad esaminare ed
affrontare le situazioni in modo aperto e trasparente.
Il
nostro lavoro deve essere svolto in modo onesto, professionale, indipendente ed
imparziale, senza alcuna tolleranza per ogni scostamento dai nostri metodi e procedure,
così come dalla comunicazione dei risultati. Non dobbiamo piegarci ad alcuna
pressione o influenza per cambiare le nostre risultanze.
Dati,
risultati delle prove e altri elementi per l’erogazione dei servizi saranno
riportati in buona fede. I nostri rapporti e i nostri certificati presenteranno
in modo corretto le effettive conclusioni e i risultati ottenuti. Nel caso in
cui i metodi di test approvati ammettano tolleranza nei risultati, garantiamo
l'assenza di abusi da parte nostra.
Grazie
ai processi del nostro Sistema di Qualità siamo in grado di assicurare
l'integrità e indipendenza.
2.
Integrità
dei documenti e delle informazioni fornite
Ogni
dipendente o collaboratore è personalmente responsabile di tutte le
informazioni fornite e di tutti i documenti prodotti, come, ma non solo, dei
rapporti, dei risultati dei test e dei certificati.
Ogni
dipendente o collaboratore deve garantire che le informazioni e i documenti
trasmessi, anche attraverso sistemi informatici, internamente o esternamente ai
clienti, contengano dei dati affidabili, veritieri e completi.
Integrità dei documenti finanziari e
contabili
Tutte
le informazioni finanziarie e contabili devono essere debitamente e
correttamente registrate nei libri contabili e nei bilanci e non devono in
alcun caso essere oggetto di un trattamento incompleto, erroneo o fraudolento.
Tutte le voci devono essere giustificate dagli appositi elementi probanti.
Controllo interno delle informazioni
finanziarie e contabili
Lo
scopo del controllo interno è di garantire la qualità e l'affidabilità delle
informazioni finanziarie e contabili.
ALFA
SERVICE garantisce che i dati registrati nel sistema informativo siano in linea
i risultati del periodo e con la posizione finanziaria alla fine del periodo.
3.
Lotta
contro la corruzione
In
base alle nostre procedure e politiche anti-corruzione:
Ø
Garantiamo che tutti i collaboratori
abbiano preso conoscenza del fatto che è proibito accettare, offrire o dare
direttamente o indirettamente tangenti nello svolgimento delle proprie attività.
Ø
Ogni contributo politico, ogni donazione a
titolo caritatevole e ogni sponsorizzazione è soggetta a previa approvazione.
Ø
Regoliamo l'offerta e il ricevimento di
ogni regalo e spesa di cortesia, qualunque sia l'ammontare, e sottoponiamo a
preventiva approvazione i regali e le spese di cortesia che eccedano i 100 €
oppure che superino su base cumulativa i 200 € per persona nel corso dell’anno.
Ø
Conserviamo in modo accurato i libri
contabili e i dati che documentano in maniera precisa e chiara tutte le transazioni
finanziarie.
Contravviene
alla politica interna e alle leggi vigenti ed è considerato autore di reato,
ogni collaboratore che accetti, prometta, offra o dia, direttamente o
indirettamente, tangenti di ogni tipo (denaro, donazioni, servizi o altri vantaggi
economici) o che sia indotto o induca a una condotta fraudolenta nello
svolgimento delle proprie funzioni.
Tutti
sono tenuti all'osservanza severa di queste disposizioni e delle leggi in
materia. ALFA SERVICE è impegnata nella lotta contro tutte le forme di
corruzione e nell'applicazione delle leggi anti-corruzione.
4.
Trattare
con i partner commerciali
Ø
Monitoriamo la selezione e i comportamenti
etici dei nostri partner: partner, collaboratori, fornitori.
Ø
Esigiamo che i nostri partner rispettino in
modo severo le leggi e la regolamentazione anti-corruzione e garantiamo che non
vengano introdotte somme illecite attraverso, partner, collaboratori o
fornitori.
Ø
Le procedure per gli appalti sono seguite
in modo equo e trasparente.
5.
Conflitti
di interessi
Un
conflitto d'interessi è una situazione in cui gli interessi di ALFA SERVICE
sono in contrasto con gli interessi personali, con quelli di parenti stretti o
di persone con cui abbiamo dei rapporti personali o di affari; bisogna evitare
tali situazioni in quanto potrebbero influenzare il nostro giudizio.
Risulta
vitale essere indipendenti e riferire ogni situazione o legame che potrebbe
creare un potenziale conflitto di interessi.
Regoliamo
ogni situazione che potrebbe generare conflitti. Questo comporta un totale
divieto in alcuni casi e una verifica preliminare o un’autorizzazione in altri.
Esempi di regolamentazione di conflitti sono:
Ø
Offrire o influenzare un'offerta di lavoro
nei confronti di un membro della famiglia o di una persona con cui si ha uno
stretto rapporto personale, senza aver avuto prima l'approvazione del proprio
responsabile.
Ø
Avere un rapporto di parentela o un
rapporto stretto con una persona che si trova nella propria linea gerarchica,
senza aver informato il responsabile aziendale.
Ø
Avere un rapporto di parentela o un rapporto strettamente personale con una
persona che sia un collaboratore, un fornitore o un cliente con cui si tratta
direttamente, senza aver informato in forma scritta il responsabile aziendale.
Ø
Avere un rapporto di parentela o un
rapporto strettamente personale con una persona che è un concorrente che lavora
nella stessa area in cui si è coinvolti direttamente, senza aver informato in
forma scritta il responsabile aziendale.
Ø
Richiedere direttamente o indirettamente un
favore personale da accordare in quanto dipendenti di ALFA SERVICE.
Ø
Accettare incarichi esterni mentre si è
dipendenti senza aver ottenuto preventiva approvazione del responsabile
aziendale.
Ø
Acquisire direttamente o tramite parenti, amici
o intermediari una partecipazione nel capitale di una società concorrente, di
un fornitore o cliente.
Ø
Utilizzare beni o risorse della società a
stretto uso personale.
In
caso di dubbio si invitano i dipendenti a chiedere al responsabile aziendale. Ogni
dichiarazione sarà ritenuta riservata e trattata con discrezione e rispetto.
6.
Concorrenza
leale
Ci
impegniamo ad esercitare una competizione leale e in conformità con le leggi
antitrust e le leggi vigenti. Secondo le leggi antitrust o di regolamentazione
della concorrenza vi è normalmente il divieto di accordi sui prezzi o sulla
spartizione di attività o mercati. Possono essere applicate delle severe
sanzioni civili e penali se le leggi antitrust o di regolamentazione della
concorrenza vengono infrante dalle società e/o dai loro collaboratori. Tutti
sono tenuti all'osservanza severa di tutte le leggi antitrust o relative alla
concorrenza. In caso di dubbio si è tenuti a chiedere al responsabile.
Dobbiamo
garantire che ALFA SERVICE sia presentata in modo chiaro e fedele e che le
informazioni fornite siano accurate e inequivocabili.
Dobbiamo
incoraggiare la totale trasparenza nella redazione dei documenti commerciali e
promuovere i nostri punti di forza piuttosto che mettere in evidenza i difetti o
i punti deboli dei nostri concorrenti.
Non
dobbiamo in modo intenzionale denigrare, diffamare o calunniare i nostri
concorrenti quando discutiamo con i clienti e nemmeno proporci per la fornitura
di un servizio che non siamo in grado di garantire, o dichiarare che ALFA
SERVICE sia accreditata per fornire un certo servizio senza una previa
verifica.
7.
Osservanza
delle regole di riservatezza
Riservatezza delle informazioni
Tutte
le informazioni ricevute durante l'erogazione dei nostri servizi devono essere
trattate come strettamente riservate, devono rimanere tali, e la loro
divulgazione deve avvenire solo previa autorizzazione.
Tutti
i dipendenti sono personalmente impegnati a proteggere le informazioni in loro
possesso e a garantire che esse siano mantenute riservate da parte dei
dipendenti che lavorano sotto la loro responsabilità, sia includendo specifiche
clausole contrattuali nei contratti di lavoro, sia sottoscrivendo degli accordi
di riservatezza o tramite ogni mezzo legale idoneo. I collaboratori sono
vincolati da tali obblighi di riservatezza anche dopo aver lasciato il loro
lavoro.
Ognuno
dovrebbe garantire che sia assicurata la tutela di tali informazioni riservate,
adottando delle appropriate misure di sicurezza, assicurando che l'accesso sia
ristretto solo a persone autorizzate e che i documenti siano archiviati in zone
protette adibite a tale finalità e archiviate in modo sicuro. In caso di
dubbio, vi invitiamo a chiedere al responsabile aziendale.
Proprietà intellettuale di ALFA SERVICE
Le
informazioni tecniche, commerciali e finanziarie, i programmi informatici, le
metodologie, i metodi commerciali, i database, il know how, le conoscenze
sviluppate o acquisite da ALFA SERVICE e le informazioni che non sono rette da
accordi di non divulgazione devono essere trattate in modo strettamente
riservato. L'utilizzo di tali informazioni deve essere limitato a scopi
professionali autorizzati, con assoluta esclusione di scopi personali e deve
essere condiviso o concesso solo a persone autorizzate.CE; rappresenta pertanto un reato e porterà all'applicazione di un'adeguata sanzione disciplinare (incluso il licenziamento) nei confronti del responsabile dell'atto.
IMPLEMENTAZIONE DEL CODICE ETICO
Documentazione riguardante l'etica
Tutti
i dipendenti o collaboratori dovranno attenersi alla seguente documentazione:
Ø
Il presente Codice Etico,
Ø
Ogni norma nazionale, locale o tecnica che
ha attinenza con le questioni etiche.
Ambito di implementazione
Il
Codice Etico si applica a tutti i dipendenti o collaboratori che devono
rispettarlo, cosi come a tutti i partner, collaboratori esterni e fornitori,
che devono aderire al Codice Etico nello svolgimento di tutte le attività.
Dobbiamo assicurarci che tutti siano a conoscenza dei contenuti del Codice
Etico e che lo rispettino.
Struttura organizzativa
Il
responsabile dell’emissione e dell’applicazione del Codice Etico è il
responsabile aziendale. Questi fa parte del Comitato Etico, che comprende i
consiglieri di amministrazione. Il Comitato Etico si occupa dei problemi etici
e della supervisione e implementazione del Codice Etico.
Il
responsabile aziendale è responsabile del fatto che tutti i dipendenti conoscano
e applichino il Codice Etico, in particolare fornendo una copia del Codice
Etico ai dipendenti, facendo formazione, informandoli in modo semplice, pratico
e concreto sugli obblighi derivanti dal Codice Etico e assicurandosi che
capiscano che ogni violazione di tale Codice Etico costituirebbe una grave
infrazione nell'espletamento dei loro doveri.
Ogni dipendente o
collaboratore è responsabile dell’applicazione del Codice Etico e della
conformità ai suoi requisiti.
Conformità con i principi e le norme del
Codice Etico
La
conformità con i principi e le norme del Codice Etico è parte della valutazione
annuale di ogni dipendente o collaboratore. Ogni dipendente o collaboratore ha
l'opportunità di fornire idee relative allo sviluppo del Codice Etico, durante
le sessioni di formazione o le riunioni periodiche.
Tutti
i dipendenti che non si attengono al Codice Etico saranno passibili di sanzioni
disciplinari che potranno includere anche la cessazione del rapporto di lavoro.
In tutti i casi, l'autore di una qualsiasi infrazione avrà comunque il diritto
di essere ascoltato e di difendersi prima che una sanzione disciplinare venga
posta in essere.
Se
un dipendente o collaboratore pensa in buona fede che una norma o uno dei
principi presenti nel Codice Etico sia stato o sia per essere infranto, deve
informare il responsabile.
I
collaboratori possono anche decidere, in modo volontario e in alternativa ai
normali canali di comunicazione, di denunciare al responsabile alcune
violazioni o presunte infrazioni del Codice Etico o delle leggi e regolamenti. Le
dichiarazioni:
Ø
Devono essere esclusivamente utilizzate per
denunciare presunte violazioni delle leggi anti-corruzione (in particolare per
garantire l'integrità dei nostri servizi) o presunte violazioni delle leggi di
concorrenza, finanziarie, contabili o bancarie;
Ø
Permettono di considerare e valutare solo
le informazioni obiettive, che abbiano un legame diretto con casi specifici di
violazioni attuali o presunte o per le quali sia strettamente necessaria una
verifica dei fatti riportati;
Ø
Sono autorizzate dichiarazioni anonime
qualora non siano proibite dalle leggi locali, ma non incoraggiate. L'identità
della persona che ha fatto la denuncia resterà riservata. Fornire il nome quando
viene fatta denuncia permetterà alla società di proteggere i dipendenti contro
rappresaglie e di richiedere informazioni aggiuntive;
Ø
Le persone sospettate di aver commesso
delle violazioni saranno informate delle accuse ricevute, ma non del nome della
persona che ha sporto denuncia, una volta che ALFA SERVICE ha indagato sulle
accuse e preso le misure per prevenire la distruzione di ogni prova rilevante;
Ø
La protezione delle denunce sarà gestita in
conformità con leggi e regolamenti.
Ø
Non verrà inflitta alcuna sanzione al dipendente
o collaboratore che ha denunciato un'infrazione in modo giustificato e in buona
fede. Tuttavia, chiunque prenda parte ad un'attività proibita può essere
soggetto a misure disciplinari conseguenti a tale attività, anche se la
denuncia proviene dallo stesso. Su sua richiesta, sarà garantito il suo
anonimato qualora le circostanze lo consentano
Implementazione del Codice Etico
La
conformità con il Codice Etico verrà verificata regolarmente dal Comitato Etico.
Per domande o dubbi in merito all'implementazione o all'interpretazione del
Codice Etico, i dipendenti sono liberi di contattare il responsabile aziendale.
Su richiesta, la domanda può essere trattata in modo riservato e l'anonimato
del dipendente o collaboratore viene garantito, per quanto ragionevolmente
possibile. Le domande, i reclami o i riscontri di esterni in merito al Codice
Etico devono essere inviati al responsabile aziendale.
In caso sia necessario prendere una decisione
che includa aspetti etici, è bene porsi alcune domande:
1.
Agisco nel rispetto della forma e dello
spirito della legge che si applica a questa decisione?
2.
Le mie decisioni o azioni sono conformi ai
valori, ai principi e alle regole di ALFA SERVICE?
3.
Sarei contento se le mie decisioni o azioni
fossero rese pubbliche?
4.
Che cosa penserebbero i miei familiari, gli
amici o i colleghi di questa decisione o delle mie azioni?
5.
Ci saranno conseguenze negative, dirette o
indirette, per ALFA SERVICE?
6.
Esistono alternative?
In caso di problemi, ecco alcuni consigli
utili:
1.
Le seguenti domande aiutano a chiarire il
proprio coinvolgimento:
ü
In cosa siete coinvolti?
ü
Quali sono le regole o i principi infranti?
ü
Chi ha individuato l'infrazione?
ü
È successo molto tempo fa?
ü
Il problema è già stato risolto?
ü
Dove è avvenuta la violazione?
2.
In seguito, stabilire come trattare il
problema:
ü
Mai ignorare l'esistenza di un problema,
anche se non se ne è sicuri.
ü
Discutere del problema con la persona con
cui ci si sente più a proprio agio.
In caso di dubbi su cosa fare, è
necessario:
ü
Fermarsi a riflettere.
ü
Consultare la documentazione in materia.
ü
Se necessario, parlare con il responsabile.